Van kaartenbak tot authenticatiesleutel

Afscheid van 9 jaar kerkelijk bureau

Ledenadministratie

Het was in 1911 wel even wennen voor ons kerkelijk bureau toen het systeem van de ledenadministratie op de schop ging. In zijn eentje probeerde Wil de overstap van de kaartenbak naar het nieuwe digitale systeem te doorgronden.

Hij werd lokaal beheerder van het LRP (Leden Registratie Protestantse kerk).

Vanuit de Pastorale raad bezocht ik af en toe met Wil de voorlichtingsavonden daarover.

LRP

Voor het verlenen van pastorale en diaconale zorg biedt het LRP de juiste ondersteuning om in contact te blijven met leden van de gemeente.

Door middel van een persoonlijke ‘authenticatiesleutel’ naar functie zoals predikant, wijkouderling of financieel administrateur is er een solide toegangsbeveiliging.

Maar niet iedereen bleek even handig op de computer. We bespraken de problemen na een oefenavondje van de pastorale raad met Wil en besloten tot het vormen van een meerkoppig kerkelijk bureau.

Uitbreiding

Als handlanger van Wil werd Doetie als administratieve duizendpoot erbij gevraagd.

Piet kwam erbij voor de kerkbalans- en Aanwijzeradressen en ik voor de wijkadressen en  als coördinator. Op de keukentafel bij Wil werden regelmatig de laptops opengeklapt en de mutaties met in- en uitschrijvingen behandeld.

We werden er al handiger in.

De kaartjes uit de kaartenbak met al die duistere afkortingen konden de prullenbak in.

Schoonmaakactie

Ons grootste probleem was hoe we moesten omgaan met mee-geregistreerde leden zonder kerkelijke partner en met niet-gedoopte leden (voorheen geboorteleden)

Dan stond je bijvoorbeeld soms aan de deur om iemand te verwelkomen namens de kerk als er iemand verhuisd was naar onze gemeente. Als er dan opengedaan werd waren de mensen stomverbaasd dat ze als lid geregistreerd stonden, waar ze zelf niets van af wisten. Dat was vaak erg ontmoedigend en gaf veel extra werk.

In 2013 hebben we dergelijke leden in overleg met de kerkenraad, via een brief benaderd waarbij ze aan konden geven of ze lid wilden blijven of zich uit wilden laten schrijven.

Tijdens de aktie Kerkbalans volgt ook elk jaar steevast een aantal bedankjes voor de kerk.

Contact

In 2016 besloten we tot het maken van een adressenboekje zodat kerkleden onderling makkelijker met elkaar in contact kunnen komen.

In de Aanwijzer vermelden we nu de mutaties, de 70+ verjaardagen en huwelijksjubilea.

Nieuw ingekomenen krijgen een welkomst brief met o.a. de vraag of ze lid willen worden van onze kerk en of ze bezoek namens de kerk willen ontvangen. Dit alles in overeenstemming met de nieuwe privacywetregels.

Tenslotte

De uitbreiding van de pastorale raad met een digitaal handige Jan Vlaming gaf mij de gelegenheid om mijn taak in deze werkgroep over te dragen.

Wil, Doetie en Piet willen er samen met Jan nog een poosje mee doorgaan.

Ik hoop dat ze het met veel plezier voortzetten.

Ik kon mijn sleutel met een gerust hart inleveren.

Ik bedank allen voor de mooie contacten die ik heb gehad in dit verband en ook voor de zoen en de bloemen die ik namens de kerk op 3 april mee naar huis mocht nemen.

Met hartelijke groet,

Adri

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.